上海大学全日制本科生学籍学历管理工作实施细则

为深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，进一步落实《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）及教育部相关文件精神，根据《上海市教育委员会关于加强本市普通高等学校学籍学历管理工作的通知》（沪教委学〔2021〕30号）工作要求，全面贯彻党的教育方针，切实维护教育公平，加强与规范教育教学秩序，落实立德树人根本任务，结合我校《上海大学学生管理规定》，做好全日制本科生学籍学历管理工作，上海大学特制定本管理工作实施细则。

第一章 新生入学资格审查和录取资格复查

第一条 学校成立由分管校领导担任组长，与新生入学资格审查和录取资格复查工作相关部门负责人组成的本科新生入学资格审查和录取资格复查工作领导小组（以下简称校工作领导小组），领导、协调、开展新生入学资格审查和录取资格复查工作。

第二条 各学院成立由院长任组长的学院新生入学资格审查与录取资格复查工作小组（以下简称学院工作小组），并于学校规定日期前将学院工作小组名单报校本科新生入学资格审查与录取资格复查工作领导小组办公室。

第三条 学校的新生入学资格审查和录取资格复查工作接受同级纪检监察部门的监督。

第四条 新生入学资格审查工作

（一）新生入学资格审查

1、学校建立审查人员、学院负责人、分管校领导“三级审签”工作机制，严把关口，管好规则。

2、各学院认真开展新生入学资格审查工作。

安排审查专员对报到新生进行入学资格审查：审查录取通知书是否有涂改或异样，核对新生录取通知书、身份证、户口迁移证（未办理户口迁移除外）等所载信息（姓名、性别、身份证号、民族等）与考生纸质档案、录取考生名册进行逐一比对核查，将录取通知书上的照片、居民身份证的照片与报到本人逐一比对。

3、由信息化工作办公室协同学工办完成全体新生入学照片的现场采集工作，并将其与高考报名照片、身份证照片进行人像比对。

初步审查合格的新生可办理入学手续。上述审查步骤中发现录取通知书、考生信息等材料与本人实际情况不符的，经学院工作小组核实后，经学院工作小组组长签字，加盖公章后，于学校规定日期前将名单提交学工办，学工办复核后汇总结果提交校工作领导小组。

（二）申请保留入学资格与放弃入学资格

1、申请保留入学资格的新生,由本人提交申请，学院审核后将名单于学校规定日期前提交至招生办，招生办复核后汇总结果提交校工作领导小组。

2、对于未按期报到的新生，由学院核实确为放弃入学资格后，将名单于学校规定日期前提交至学工办，学工办复核后汇总结果提交校工作领导小组。

（三）校工作领导小组审议新生入学资格审查工作

1、校工作领导小组审议上述新生入学资格初步审查情况，并由校工作领导小组签署决议。对发现弄虚作假、或有其他违反国家招生考试规定情形的，根据有关规定，取消入学资格。

2、校工作领导小组审议保留入学资格名单与放弃入学资格名单，并由校工作领导小组签署决议后，相关学生在学信网上注册为“保留入学资格”或“放弃入学资格”。

第五条 录取资格复查工作安排

各单位对新生报名资格、身心健康状况、录取成绩及程序、录取资格等进行全面复查，实行工作人员一人复查，一人审核并签字确认的工作机制。

（一）新生纸质档案收集阶段

新生入学时，由毕业学校统一邮寄的或由新生自带的纸质新生档案材料，由学院汇总造册。对于无档案或档案材料缺失的新生，学院复查工作小组应告知该新生必须于新生报到第一个月月底前将档案材料补齐。

（二）报名资格、录取成绩及程序、录取资格复查

1、学院工作小组组织审查专员，对新生的有关资格和证明材料进行复查，对有关特殊类型录取新生开展入学专业复测。对于复查存疑的考生，组织专门调查，相关信息与生源地省级招生考试机构核实。

2、招毕办负责对新生报名资格、录取成绩及程序、录取资格等进行复查。

（三）新生身份识别（人像比对）复查工作

1、保卫处负责对新生户口迁移证中的所载信息与新生电子档案逐一比对。

2、信息化工作办公室负责利用技术手段将新生现场采集照片与高考报名照片、身份证照片进行人像比对复查。

（四）身心健康状况复查

1、后勤保障部（校医院）负责组织新生体检。对可能存在不能入学就读的严重疾病、处于传染期的传染病或心理健康状况不适应在校学习者，需要在家休养的暂不予入学，可按学校规定申请保留入学资格一年，回家治疗。复查结果以报告形式提交校工作领导小组。

2、学生工作办公室（心理辅导中心）负责组织新生心理健康测试。心理辅导中心完成心理测试，并将测试结果反馈学院，作为学院评估学生是否适应大学生活的参考，经学院工作小组复核后，对于不能入学就读的学生给予意见。

（五）报到新生数据与教育部备案的录取数据核对

通过中华人民共和国教育部学籍学历管理平台，对报到的新生数据与中华人民共和国教育部备案的当年录取数据库进行核对。核对结果以报告形式提交校工作领导小组。

（六）领导小组审议新生录取资格复查工作

1、上述部门于学校规定日期前，将录取资格复查工作中发现的疑点和突出问题进行汇总，以报告形式经部门负责人签字加盖公章后，提交校工作领导小组。

2、校工作领导小组于每年11月召开工作会议，对各部门报告中疑点与问题进行审议，对于查实的通过弄虚作假、徇私舞弊等方式入学以及其他违规录取的新生，取消学籍；情节严重的，应移交有关部门调查处理。产生新生学籍注册名单，并由校工作领导小组签署决议。

3、形成新生入学资格审查和录取资格复查报告，经学校领导审核批准后，上报上海市学生事务中心。

第六条 新生学籍电子注册

（一）在完成新生入学资格审查和录取资格复查后，按照学籍电子注册有关要求，依照校工作领导小组审定的新生学籍注册名单，教务部安排专人及时登录学信网完成新生学籍电子注册，并确保新生学籍电子注册信息完整、真实、准确。

（二）新生学籍电子注册工作完成后，教务部协同学工办督促指导所有新生及时登录学信网核查个人身份信息和学籍注册信息，对于发现的问题及时核实纠正。

第七条 投诉及违规处理

在新生入学资格审查和录取资格复查工作期间，学校设立并公布举报邮箱和电话。实行“谁审核、谁签字、谁负责”的责任终身追究制。对徇私舞弊、滥用职权、失职失责等情况，一经查实，依法依规严肃追责。

第二章 学生培养及学历

第八条 学籍注册

（一）每学期开学时，学生应当按学校规定办理注册手续。每年秋季学期开学时，学生应当按照学校规定办理缴费手续，未按学校规定缴纳学费或其他不符合注册条件的不予注册。因故不能如期注册者，必须履行暂缓注册手续（病假需凭医院证明）。家庭经济困难的学生可申请贷款或其他形式资助，办理有关手续后注册。

（二）学校将在学信网上对学籍情况据实标注，动态管理。对于学籍注册结果，教务部协同学工办将督促指导学生在学信网上进行自查，对于发现的问题及时核实纠正。

（三）其他情况

1、延长学籍学生应按学校规定及时办理延长学籍申请。延长学籍学生仍为在校生，应同样按照在校生规定办理开学报到注册手续；

2、因休学、应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队）、参加西部志愿者等国家组织的重大活动等原因保留学籍的学生，在保留学籍期间不需办理注册手续；期满按规定办理复学手续之后，再办理注册手续；

3、学生参加学校组织的跨校联合培养项目，在其他学校学习期间，仍需要按我校规定逐学期办理注册手续；

4、在非正常注册期内的复学、恢复学籍的学生和转学入我校的学生，应在办理学籍管理审批手续后2周之内到学院办理注册；

5、学生证丢失的学生可凭身份证或其他有效身份证明进行报到。补办后，到所属院系补盖注册章。

第九条 转学

（一）转学条件

学生一般应在本校完成学业，如患病或者确有特殊困难、特别需要，无法继续在本校学习或者不适应本校学习要求的，可以申请转学。若申请转学的本专科学生高考生源地为高考改革省份，还须符合选考科目要求。

（二）有下列情形之一者，不得转学：

1、入学未满一学期或者毕业前一年的；

2、由低学历层次转为高学历层次的；

3、以定向就业招生录取的；

4、本科生高考成绩低于学校相关专业同一生源地相应年份录取成绩的；

5、无正当转学理由的。

（三）转学至外单位

1、学校学生因学校培养条件改变等非本人原因需要转学的，学校将出具证明，由上海市教育委员会协调转到同层次学校就读。

2、学校学生转学至外单位，由本人提出申请，经学校同意后，报拟转入单位审批。在接到拟转入单位同意的证明后，方可办理转学手续。

（四）外单位申请转入学校的学生需持原培养单位同意转学的证明和相关转学材料，向学校提出申请；经学校同意转入后，方可办理转学手续。并需满足以下条件：

1、转出单位层次、类型、学科专业水平应与学校相当；

2、本科生高考分数应达到学校相关专业在生源地相应年份的高考录取分数；

3、若申请转入的学生高考生源地为高考改革省份，还须符合选考科目要求。

第十条 转专业

（一）各学院考核选拔转专业学生的所有工作，须秉持公平、公正的工作原则，规则、程序、结果全部公开，接受全校师生监督。所有相关管理人员、教师、学生须严格遵守有关规则与程序。转专业工作中如发生徇私舞弊等情形，一经查实，学校将予以严肃处理。

（二）转专业对象。

1、除下列情形之外的本科生，均可参加本学年的转专业申请：

(1)休学状态和应退学的；

(2)在高考招生时国家或学校有明确规定不得转专业的本科生，包括高水平运动员、保送生等；

(3)受到学校违纪等处分且仍未解除的；

(4)由其他高校转入的插班生。

2、中外合作办学学院本科生，仅可申请转入中外合作办学的其他专业。原专业学院认定学习上确有特殊困难者，可申请转出中外合作办学专业。

（三）转专业申请条件满足下列条件之一者，可申请转专业：

1、大一转专业学生：按类招生的学生只能申请本大类外的专业，按专业招生的学生可以申请所有专业；大一学生获得学分数不少于学生所在专业年平均学分的80%，成绩排名在所在类内或专业排名的前50%，同时达到转入专业的申请条件；

2、大二学生获得学分数应达到所在专业毕业总学分要求的40%（五年制按毕业总要求学分的32%），学生排名在所在专业排名的前50%，同时达到转入专业的申请条件；

3、原专业学院认定学习上确有特殊困难者；

4、对拟转入的专业有特殊兴趣和才能的学生，须提供佐证材料，如报刊文章、学术科研成果、获奖证书等。

（四）教务部负责转专业工作的管理、协调；学院（系）负责转专业工作的具体实施。学院（系）成立由院领导、系主任、专业负责人组成的本科生转专业工作小组，负责本学院（系）转专业相关工作。学院（系）应参考本办法制定本学院（系）转专业实施细则，包括本学院（系）各专业接收学生转专业的条件、要求、考核方式、考核内容、程序等，报教务部备案，由学校统一公布。学院（系）须安排专门老师为学生提供转专业咨询。

（五）为保障各学科、专业协调发展，转专业招生人数原则上不超过本年级本专业人数的10%（大一转专业招生人数不超过大类专业分流计划招生人数的10%）,对社会急需专业，可根据专业师资及硬件条件等适当调整转入比例。

（六）为了保证转专业工作的公开、公平、公正，我校转专业工作同时接受上级纪检监察部门、校纪检监察部门的全程监督、检查。学生如对录取结果有异议，可在转专业录取名单公示期内提出书面申诉。

（七）征兵入伍的学生退役后可申请转专业，但须在复学的当学期内提出转专业申请，依照入伍当年征兵通知的相关规定执行。

第十一条 休学与复学

（一）学生有下列情况之一者，可以申请休学：

1、学生因病需停课治疗、休养或学校认为学生不能正常学习而必须休学者；

2、一学期累计请假超过四周（含四周）的；

3、因厌学、不适应课程学习、不适应校园生活，需要调整学习生活状态的；

4、家庭有特殊困难的；

5、经学校审核认定为创业者；

6、其他无法在校学习须休学者。

（二）学生应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），学校保留学籍至退役后二年。学生参加学校组织的跨校联合培养项目，在联合培养学校学习期间，学校为其保留学籍。学生保留学籍期间，应与其实际所在的部队、学校等组织建立权利义务关系。

（三）休学学生按下列规定办理：

1、休学学生需办理休学手续退宿离校，学校保留其学籍；

2、学生休学期限以学期为单位；一次休学不得超过四个学期（含夏季学期），累计不得超过八个学期（含夏季学期）；休学次数累积不得超过四次；

3、休学学生，当学期所选课程及成绩不计；处于试读期的学生，休学当学期不作为试读学期结算；

4、考试周期间不得申请当学期的休学；

5、因病休学的学生，提交休学申请后，持校医院认定的医院出具的病历、病情证明单等相关证明材料，前往校医院进行审查，审查通过，经辅导员、学院（系）分管领导审批通过后，报学校学生工作办公室批准；非因病休学的学生，提交休学申请，经辅导员、学院（系）分管领导审批通过后，报学校学生工作办公室批准；

6、休学起止时间以学校学生工作办公室核定为准；

7、学生休学期间，不享受在校学习学生待遇，学校仅有为其保留学籍的义务；

8、学生因病休学期间应回家疗养，病休期间的医疗待遇以及休学学生患病，其医疗费按《上海大学学生医疗管理与保障办法》处理；

9、学生休学期满前，应当提前一周向学校提出复学或继续休学申请，经学校审查合格，方可办理复学或继续休学的手续。逾期两周未办理复学或继续休学手续者，视为自动放弃学籍。

（四）学生在休学和保留学籍期间，应自身注意安全和自我权利保护，如发生意外事故或侵权事件，学校不承担责任。如有违法违纪行为，学校依据《上海大学学生违纪处分规定》处理，情节严重者，应取消学籍。

（五）学生复学按下列规定办理。

1、学生因病休学期满，应于学期开学前一周提交因病复学申请后，须提供经学校指定二级甲等以上医院确认其恢复健康的诊断证明，前往校医院进行复查审核，复查审核合格，经辅导员、学院（系）分管领导审批通过，由学校学生工作办公室批准复学；

2、学生非因病休学期满，应于学期开学前一周提交复学申请，经辅导员、学院（系）分管领导审批通过，由学校学生工作办公室批准复学；

3、学生按期办妥复学手续后，方可参加正常学习。未经批准复学者，不得擅自到学校听课和参加考试。

第十二条 退学

（一）学生有下列情况之一者，应予退学：

1、学生在试读期间未修读学分或所取得学分不足所选学分的2/3者；

2、在学校规定的在校最长年限内（含休学，因参军休学的，休学期不计算在内）未完成学业者；

3、休学、保留学籍期满，逾期两周未提出复学或继续休学申请的，或提出申请未获学校批准者；

4、因病休学期满经复查仍未恢复健康者；

5、经校医院指定的医院确诊患有疾病，无法继续在校学习者；

6、意外伤残不能坚持学习者；

7、未经批准连续两周未参加学校规定的教学活动或连续无故旷课达30学时的；

8、超过学校规定期限未注册而又未履行暂缓注册手续的。

按本条规定处理的退学，对学生不是一种处分。

（二）学生本人申请退学的，需家长签字同意，经学院（学部、直属系）、学校审核同意后，可以退学。

（三）因各种原因死亡的，自动取消学籍。由其生前所在院（系）提交情况说明，并附相关证明报学生工作办公室，办理相关手续。

（四）学生退学后的有关事项按下列规定办理：

1、退学离校的学生，回其家庭户籍所在地落户，档案退回其家庭户籍所在地；

2、经诊断患有精神病等不符合体检标准之疾病（包括意外伤残）者，由其监护人负责领回；

3、退学学生必须在退学决定书送达十天内办完离校手续，学院（系）负责督促学生离校。凡在十天内未办完离校手续且无正当理由或拒不办理离校手续者，强制其离校；

4、对学习期满一年以上的退学学生发给肄业证书，未满一学年的，发给学习证明；

5、退学的学生不得申请复学；

6、中途退学的学生，其收费应包括：已修读课程的学分费；住宿费（按月结算）。

第十三条 按照《高等学校学生学籍学历电子注册办法》相关要求，由专人及时登录学信网完成上述相关学籍变动，确保学籍电子注册信息完整、真实、准确。

第三章 毕业与结业及学历电子注册

第十四条 学生结束学业时，学校应从德、智、体、美、劳诸方面对其作全面鉴定。具有学籍的学生，德、智、体合格，修完本专业指导性教学计划的全部课程（包括实践性教学环节）并取得学分，且达到游泳达标管理办法的要求，准予毕业，发给毕业证书。符合《上海大学学士学位授予工作细则》规定的本科生，授予学士学位。

第十五条 为表彰优秀学生，对取得毕业资格且学习成绩名列前茅、或在其他方面表现突出者，学校将授予“优秀毕业生”称号，并颁发相关的证书。

第十六条 优秀的应届本科毕业生通过选拔，可以获得免试直升硕士研究生资格，具体要求和实施方案以学校当年度实际发文为准。

第十七条 在毕业审查时，修读了本专业指导性教学计划的全部课程（包括实践性教学环节），但未取得全部学分，不得毕业，学生本人可提出结业申请，经核准，发给结业证书。处于休学和保留学籍状态、处分未解除等情况不能进入毕业审核。

第十八条 学生结业离校时，除毕业设计（论文）不及格以外，距完成本学科指导性教学计划尚缺12个以内学分（含12个学分）的，可在离校后回学校参加旁听、考试或重做毕业设计（论文）。成绩合格者，在结业证书的发证日期起，且旁听和换发证书申请日期不超过学校规定最长学习年限内，可向学校教务部申请旁听和换发毕业证书。

第十九条 对学满一学年以上终止学业，但未达到结业要求的学生，发给肄业证书；未满一学年的，发给写实性学习证明。

第二十条 根据“修满规定学分随时毕业”的原则，对于在规定学制内预计能提前完成或不能完成指导性教学计划所规定学分的学生，作如下规定：

（一）学生到所在学院（系）领取并填写《上海大学学生提前毕业申请表》或《上海大学学生延长毕业日期申请表》，由学院（系）分管教学副院长（系主任）审核批准后，报教务部备案，由学校学生工作办公室办理变更学籍手续；

（二）除毕业设计（论文）以外，完成本学科指导性教学计划尚缺12个以内学分（含12学分）的学生可以申请提前毕业。提前完成指导性教学计划申请毕业的学生，应在预计毕业学期的前一个学期提出申请，在全部学分修满后，按毕业审核程序办理毕业手续；

（三）对能正常参加学习（不包括休学），但在规定学制结束时与毕业所需学分相比尚缺160学分以内（含160学分）的学生，可申请延长学籍。延长期限可视修读情况而定，一般不超过两年；在特殊情况下，经分管校长批准，可延长至8年；

（四）对能够正常参加学习（不包括休学），但在规定学制结束时与毕业所需学分相比尚缺160学分以上的学生，原则上应劝其肄业。如本人坚持要求延长学籍，应由学生写出“学习计划”，并向学生所在学院（系）提交由学生和学生家长共同签名的“承诺书”，学院（系）根据其“学习计划”和“承诺书”，决定是否同意其申请延长学籍。在延长学籍（两年）期限内不能完成学业者，不得再申请延长学籍，按结业或肄业处理；

（五）在延长学籍期间，出现一学年未修读任何课程，或一学年中所取得学分不足所选课程总学分的2/3者，不得再延长学籍，按结业或肄业处理。有试读警告或处于试读期的，还必须继续按学校有关“试读与退学”条款执行；

（六）在延长学籍期内，未能完成学业的学生，如欲再次申请延长学籍，学生本人需向所在学院（系）提出书面申请，学院（系）根据学生的申请和延长学籍后的表现、修读完成学分情况等，由学院（系）分管教学副院长（系主任）预审核后，报教务部审核，经分管校长批准后由学校学生工作办公室办理变更学籍手续。

第二十一条 按照《高等学校学生学籍学历电子注册办法》相关要求，由专人及时登录学信网完成上述相关学籍变动，确保学籍电子注册信息完整、真实、准确。 严格依规落实专人做好毕业资格审定，对毕（结）业学生即时注册，做好服务，确保学历电子注册信息完整、真实、准确。

第二十二条 学校严格进行毕业生身份复核工作。将毕业照片与录取照片、入学照片进行人像比对；及时下载学信网“在校生”名单，根据人像对比结果，仔细核实每位毕业生的实时状态，对“身份核验未通过”、“身份检验不确定”、“身份检验异常”的学生通过查档案、对笔迹及多部门协查等方式进行再次复核。经复核，不符合毕业资格的学生不颁发学历证书。

第二十三条 对违反国家招生规定取得入学资格或者学籍以及以作弊、剽窃、抄袭等学术不端行为或者其他不正当手段获得学历证书、学位证书的，按照《上海大学学生学业证书管理规定》进行处理，被撤销的学历证书、学位证书已注册的，学校予以注销并报上海市教育委员会宣布无效。

第二十四条 毕业、结业、肄业证书和学位证书遗失或者损坏，经本人申请，学校核实后应当出具相应的证明书。证明书与原证书具有同等效力。

第四章 学籍学历档案管理

第二十五条 强化学籍学历档案管理，运用信息化手段推进学籍学历档案电子化，并采用纸质、电子等多种保存形式，确保学籍学历档案长期完整保存。

第二十六条 学院做好每位学生从报到入学到毕业离校全过程的学籍档案。学籍档案内容包括：学生身份信息、学籍注册信息、学年注册信息、学籍变动、学籍记载（含学业考试情况、社会实践情况、奖惩情况等）。学生毕业时，学生学籍档案由学院负责归入学校档案馆。校档案馆负责对所有学生的学籍档案，进行电子化、纸制版的多种形式存档。